Collecte de données ESG multisites : la méthode pour un reporting de durabilité fiable
12-05-2025 - par Célestine Moreira
Avec la CSRD mais aussi les autres réglementations françaises et européennes (Taxonomie Verte, BEGES…) les entreprises sont amenées à collecter de la data ESG (Environnementale, Sociale et de Gouvernance) de plus en plus granulaire. Les indicateurs doivent refléter ce qu’il se passe sur le terrain, au plus près des opérations, il n’est donc pas envisageable de produire un rapport consolidé sans ancrage local. Pour cela, une seule solution : mobiliser vos filiales, sites, unités de production ou franchisés dans la collecte de données ESG.
Cette collecte de données ESG multisites peut être complexe, notamment pour les plus grandes entreprises, qui possèdent plusieurs niveaux (groupes, pays, filiales, sites de production, points de vente…). Les données locales sont souvent incomplètes, incohérentes ou transmises dans des formats différents (Excel, PDF, doc…). Les équipes RSE centrales se retrouvent à retraiter des fichiers Excel mal remplis, à relancer en continu les équipes locales, à corriger à la main des indicateurs pas clairs ou des doublons de données… Cela peut être une réelle perte de temps, et surtout représenter un risque pour la fiabilité du reporting final. C’est pour cette raison que la collecte des données ESG est cruciale pour les entreprises.
Cartographier ses entités et les données nécessaires pour le reporting ESG
Avant de déployer un outil ou de commencer à envoyer des formulaires, il faut structurer le périmètre du reporting. Qui doit remonter quelles données ? À quelle fréquence ? Dans quel but ? Auprès de quelles équipes ?
Il faut commencer par lister toutes les entités concernées : sites industriels, filiales à l’étranger, points de vente, bureaux, voire franchisés si l’entreprise est un réseau... Cette cartographie est la base du projet de reporting et donc de collecte. Sans cet exercice, il est possible d’oublier des contributeurs clés, ou de collecter des données inutiles.
Une fois le périmètre défini, l’entreprise va devoir préciser les indicateurs attendus pour chaque type d’entité, ainsi que les données communes à l’échelle du groupe entier. Certaines données (comme la consommation de fioul par exemple) ne concerneront que certains sites de production là où d’autres données (comme les écarts de salaires hommes-femmes par exemple) concerneront toutes les entités à l’échelle du groupe.
Structurer la collecte de données ESG grâce à des outils adaptés
Dans beaucoup d’organisations, la première collecte de données ESG se fait “à la main” : envois de fichiers Excel par mail, relances par téléphone, consolidation artisanale dans un Excel... Ce système peut fonctionner de manière ponctuelle ou sur des organisations de petite taille, mails il risque de vite devenir obsolète lors du passage à l’échelle. Ce mode de fonctionnement peut également remettre en question la qualité et la traçabilité des données, alors que ce sont précisément ces deux critères qui seront particulièrement vérifiés lors d’un audit type CSRD.
Prendre un outil dédié à la collecte des données ESG de ses sites et filiales est aujourd’hui presque indispensable, et ce pour plusieurs raisons :
- Assurer la traçabilité des données : un bon système de collecte doit garantir la traçabilité de chaque indicateur, du point d’entrée de la donnée jusqu’à la consolidation au niveau groupe. Pour cela, il faut mettre en place gestion claire des droits d’accès, ainsi qu’un historique des saisies et des documents justificatifs.
- Standardiser les formats : la diversité des formats de données peut également être un frein. Chaque entité peut décider d’envoyer ses données sou plusieurs formes (PDF, tableur…) mais aussi de communiquer ces mêmes données avec des méthodes de calcul différentes (ratio,, valeurs absolues, temporalité annuelle ou mensuelle…). Utiliser un outil unique permet de s’assurer que chaque entité utilise le même format de données et la même méthode de calcul.
- Automatiser la consolidation : les données étant agrégées en temps réel sur la même plateforme, la consolidation se met à jour toute seule sans avoir besoin d’une intervention humaine régulière. Il devient alors possible de consolider ses données de manières différentes pour s’adapter par exemple à plusieurs référentiels différents, qui demandent la même donnée, mais consolidée autrement.
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Déployer une méthode de collecte ESG en 4 étapes
Au-delà des outils, c’est la méthode qui fera également la différence dans la collecte des données ESG. Une collecte réussie, c’est avant tout un processus clair et complet.
- Désigner les bons interlocuteurs : pour chaque entité, il faut identifier un référent local : responsable QSE, RH, office manager, directeur ou directrice… Quelle que soit la fonction, l’essentiel est que la personne désignée ait accès à l’information et la capacité de la structurer et la transmettre.
- Former pour embarquer : une collecte ça ne se décrète pas, ça se prépare. Il faut expliquer à chaque équipe concernée et à chaque interlocuteur désigné les enjeux, attentes et échéances de la collecte. Une courte formation ou une réunion de lancement jouent souvent un rôle crucial dans l’embarquement des personnes et équipes concernées.
- Diffuser le calendrier en amont : reporter les données ESG n’est peut-être pas une priorité pour toutes les équipes. Il est donc important de mettre en place un calendrier avec des échéances claires, pour que chaque équipe puisse les intégrer dans sa propre feuille de route. Il est également important de prévoir des relances régulières et points d’étapes dans les agendas de chacun.
- Contrôler la qualité des données : avant de passer à l’étape de la consolidation, il faut vérifier que les données transmises par les différents interlocuteurs sont fiables et correctes. Certains outils (comme Zei) permettent de détecter les anomalies ou écarts douteux automatiquement depuis la plateforme.
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Animer dans la durée les différentes entités pour la collecte de données ESG
La première collecte est souvent la plus complexe, mais ce qui fait la différence sur le long terme, c’est la capacité à inscrire cette démarche dans la durée. Collecter des données ESG ne doit pas rester un exercice ponctuel ou perçu comme une obligation descendante : cela doit devenir un réflexe intégré au quotidien des contributeurs locaux. Et pour y parvenir, il ne suffit pas d’envoyer un tableau de bord une fois par an, il faut animer, motiver, et valoriser le travail des équipes locales.
C’est sur ce point que des solutions comme Lakaa font la différence. Lakaa permet aux équipes RSE de ne pas piloter seules cette dynamique, mais de la diffuser à tous les niveaux de l’organisation, en s’appuyant sur un pilotage collaboratif, ludique et motivant. Lakaa permet de :
- Structurer un réseau de contributeurs, avec une visibilité claire sur qui fait quoi, dans quel délai, et avec quel niveau d’engagement
- Rendre visible les avancées locales grâce à un système de tableaux de bord gamifiés et d’indicateurs de progression
- Valoriser les efforts individuels et collectifs, via des classements, des badges ou des tableaux d’honneur
- Créer une boucle d’amélioration continue, en facilitant les échanges entre les contributeurs et en suivant les engagements pris
Lakaa ne remplace pas un outil de collecte ou de consolidation des données ESG, mais il complète la démarche en agissant sur ce qu’on oublie souvent : la motivation humaine et l’engagement opérationnel des équipes locales. Pour approfondir le sujet, lisez l'article dédié sur leur blog !
La réussite d’un reporting ESG passe par une donnée fiable, granulaire, et représentative du terrain. Or, cette donnée ne peut exister sans une mobilisation efficace des entités locales. Cartographier ses sites, structurer sa collecte, choisir les bons outils et animer les contributeurs : ces étapes sont indispensables pour passer d’un reporting subi à un pilotage utile. En combinant une plateforme de collecte comme Zei et un outil d’animation comme Lakaa, les entreprises se donnent les moyens de structurer un dispositif robuste, engageant et conforme aux exigences réglementaires.
